Tateyokology SPIEGEL編

Tateyokology


3.新聞記事のスクラップ法

「タテ型整理」と「ヨコ型整理」のスクラップ。システム手帳にファイリング。




●ファイリングには「タテ型整理」と「ヨコ型整理」がある
趣味や仕事の資料作りとして、新聞や雑誌の切り抜きをスクラップする人は多いと思います。切り抜いた記事をスクラップブックに糊で貼り付け、紙面が乾燥してシワがよったり、年月が経ち変色して読みにくくなった苦い経験を持つ人もいるでしょう。長期にわたるスクラップは貴重なデータベースになるので、目的に合った整理と保存の方法を予め決めておくことが大切です。
『タテとヨコの考え方』ではエネルギーや時間の流れを「タテ」、平面的な広がりを「ヨコ」と解釈します。これらをスクラップの整理法に応用すると、時系列順のファイリングは『タテ型整理』、項目別分類のファイリングは『ヨコ型整理』になります。

『タテ型整理』は、時間の流れに沿って年月日順に情報を貯め込んでいけばそのままファイルになります。これは非常に簡単な方法ですが、後々になって必要な情報を捜し出すときには少し問題があります。保存内容の記憶の確かさは、ファイリングしてから一カ月程度が限界でしょう。一年も経つと内容をほとんど忘れてしまい、情報の検索に時間がかかるようになります。『タテ型整理』は時間単位の検索用か短期保存の整理に向いていますが、ファイリングした人以外の利用は難しいでしょう。

「タテ型整理」のファイリング
Tate Filing

「ヨコ型整理」のファイリング
Yoko Filing
これに対し『ヨコ型整理』では、個々の情報を同列に扱い項目別に分類しながらファイリングします。情報ごとに分類項目を絞り込む必要があるのでファイリング時には少し手間がかかりますが、その後のデータの検索はたいへん楽になります。『ヨコ型整理』は長期保存に適し、整然としたファイルはもちろん分類した人以外でも検索可能です。
いずれにしても、個人情報の資料作りは自ら行うのが基本です。これを他人に任せてしまうと、後々になって必要な情報が取り出せなくなることがあります。初めから楽な情報の整理や保存方法はないのです。苦労しながら継続するファイリングは必ず役に立つときがきます。


●電子スクラップはペーパーレスの整理法
コンピューター時代のスクラップ法は、記事情報の必要な部分をパソコンとスキャナーで読み取り、ハードディスクや光磁気ディスクに電子ファイルとして記録するペーパーレス方式です。OCR(光学式文字認識)ソフトで文字情報のみを選択しテキストファイル化しておけば、文章の編集ができるようになり便利です。手間を惜しまない人には最高のファイリングになるでしょう。

インターネットではディスプレイ画面上で新聞記事情報を読み、保存したい記事をやはり電子ファイルとして記録することができます。有料情報としては、記事の自動クリッピングサービスもあります。必要とする情報のキーワードを設定しておくと、その文字列が含まれた記事を自動的にファイリングし電子メールとして届きます。

これらの情報をハードディスクなどにそのまま保存していけば記事情報の電子スクラップとなります。時系列順の記録である『タテ型整理』と、キーワードで分類した『ヨコ型整理』が同時にできることになるのです。もっとも、電子スクラップでは「タテ」と「ヨコ」の区別は意味のないことでしょうね。ファイル管理はコンピューターの優れた機能の一つで、不揃いに記録した情報でも検索用キーワードを使って必要なデータを短時間で取り出すことができるからです。

新聞記事情報の閲覧やクリッピングサービスは有料の場合が多く、長期にわたる情報収集になると個人レベルでは少々利用しづらくなります。テレビ番組などをタイマー録画して後で見るつもりが結局一度も見ないまま過ごしてしまう人や、録画済みカセットの消去を決断できず山積みしている人にとっては、クリッピングサービスの利用は難しいかも知れません。



●システム手帳サイズにファイリングする
もっと身近でスマートなスクラップ法は、切り抜き記事を複写機でコピーしてファイリングすることです。ペーパーレスと違って保管スペースは少し必要ですが、「電気」に頼らないファイリングは確実性があります。1980年代後半に大流行した聖書サイズのシステム手帳用リフィル(綴じ込み用紙)にコピーすると、コンパクトに整理ができて便利です。
コピー済みリフィルの綴じ込みはシステム手帳型の6穴バインダーを利用すると、必要なリフィルの差し替えや追加が自由に行えます。記事をコピーする秘訣は、新聞紙をそのまま複写機のガラス面に乗せるのではなく、必要な部分をカッターで切り抜いてから置いてコピーすると見栄えが良く仕上がります。
システム手帳型バインダーへのファイリング
Binder Filing

リフィルの大きさでは手差しコピーができない複写機の場合、先に記事をA4紙にコピーしてからカッターで聖書サイズに切り取り、パンチ穴を開けてリフィルにします。ここで注意したいのはコピー濃度です。新聞や週刊誌の紙面は白色ではなく、自動濃度でコピーすると文字の背景が黒ずみ見にくくなることがあります。手動濃度で薄めに調整するときれいに仕上がります。

聖書サイズリフィルの大きさはタテ171mm x ヨコ95mmで、コピー用紙などで自作した方が経済的です。A4紙から3枚、またはB5紙から2枚切り取ることができます。パンチ穴を開けるため、聖書サイズ専用の6穴パンチを一つ購入しておくと便利です。

カラフルな樹脂製バインダー
Binder Files
分類項目を多く作るとリフィルを整理するバインダーは何十冊も増えてきます。同じメーカーのものを揃えて表紙のデザインを統一するといいでしょう。バインダー綴じ具は樹脂製の方がリフィルのパンチ穴は傷みません。バインダーの表紙を横一文字に開いたとき、リフィルの滑りがスムーズなものを選びます。
バインダー使用のファイリングでは『ヨコ型整理』が合っています。『タテ型整理』ではリフィルの追加・移動が多く、一種類のバインダーでの開け閉めの繰り返しが頻繁になるからです。リフィルの綴じ込みは大分類項目ごとに別のバインダーを用意して背にタイトルシールを貼り、さらに小分類項目ごとにインデックスリフィルで仕切れば、情報の検索がスムーズになります。関連したリフィルの追加も楽です。

複写機の縮小機能を使うと、ほとんどの大きさの新聞記事は聖書サイズのリフィルにコピーすることができます。役に立つ情報は2〜3段の比較的小さな記事であることが多く、等倍のコピーでOKです。聖書サイズに縮小しきれない大きさだったり、縮小すると文字が小さくなって読みにくくなる記事の場合は、A4紙に等倍でコピーするか、またはA3紙にコピーして二つ折りにした専用ファイルを作ります。

A4サイズのバインダーは3穴か4穴の綴じ具付きを選びます。2穴のものはリフィルのパンチ穴が早く傷むので、おすすめできません。ファイリングした記事はその見出し部分を聖書サイズリフィルにもコピーしておくと、聖書サイズだけで情報の一元管理ができるようになります。新聞や雑誌の記事の整理と保存は、聖書サイズとA4サイズの2種類のファイリングを使い分ければ完璧です。



コピー縮小率
(%)
リフィル・タテ位置 リフィル・ヨコ位置
段数行数段数行数
1001836
 902040
 822244
 782346
 712551

システム手帳リフィルへの新聞記事コピー可能範囲
聖書サイズのリフィルに12文字/段の記事をコピーできる範囲

注.新聞や雑誌記事のコピーは著作権を侵害する場合がありますので個人利用に限ります。



updated : July 1, 2000
released : September 6, 1996

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